ก่อนขยายโรงงาน SME ต้องวางระบบองค์กรอะไรบ้าง?

5 ระบบที่ต้องพร้อมก่อนขยายโรงงาน การเงิน คน Production Inventory และการบริหารงาน พร้อมเกณฑ์วัดความพร้อมแต่ละระบบ และไทม์ไลน์ใบอนุญาตที่ต้องเผื่อ

การขยายโรงงานไม่ค่อยล้มเพราะเงินไม่พอ แต่ล้มเพราะระบบเดิมถูกขยายตามไปด้วย พื้นที่ที่ใหญ่ขึ้นและกำลังผลิตที่มากขึ้นทำหน้าที่เหมือนตัวคูณ ทั้งกับสิ่งที่ทำได้ดีอยู่แล้วและกับจุดที่ยังไม่นิ่ง ปัญหาสต็อกไม่ตรงในโรงงานเล็กเป็นเรื่องน่ารำคาญ แต่ปัญหาเดียวกันในโรงงานที่ใหญ่ขึ้นสามเท่าคือเงินที่จมและออเดอร์ที่ส่งไม่ทัน บทความนี้จึงไม่ได้เรียงว่าต้องทำอะไรบ้างตามลำดับเวลา แต่เรียงเป็น 5 ระบบพร้อมเกณฑ์วัดว่าระบบนั้นพร้อมจริงหรือยัง เพื่อให้ตอบได้ว่าควรเซ็นสัญญาขยายได้แล้วหรือควรรออีกหนึ่งไตรมาส

ระบบที่ 1 การเงิน ต้องตอบได้ว่าอะไรทำกำไรจริง

ระบบการเงินที่พอสำหรับโรงงานเดิมคือระบบที่บอกว่าเดือนนี้กำไรเท่าไร แต่ระบบที่พอสำหรับการขยายต้องบอกได้ว่ากำไรมาจากอะไร เพราะการขยายกำลังผลิตของสินค้าที่กำไรต่ำคือการขยายปัญหา

สิ่งที่ต้องมีคือต้นทุนต่อหน่วยแยกตามสินค้าหรือกลุ่มสินค้า กำไรขั้นต้นแยกตามลูกค้า วงจรเงินสดที่คำนวณจากวันเก็บหนี้บวกวันสต็อกลบวันเครดิตซัพพลายเออร์ และประมาณการกระแสเงินสดรายเดือนไปข้างหน้า 24 เดือนที่รวมค่างวดและค่าใช้จ่ายของที่ใหม่แล้ว

เกณฑ์ว่าพร้อม ปิดบัญชีภายในได้ภายใน 30 วันหลังสิ้นเดือน ตอบต้นทุนต่อหน่วยของสินค้าสามอันดับแรกได้โดยไม่ต้องคำนวณใหม่ และมีประมาณการกระแสเงินสด 24 เดือนที่ผ่านการทดสอบกรณียอดขายต่ำกว่าแผน 20% แล้วยังไม่ติดลบ

ระบบที่ 2 คน ต้องมีชั้นบริหารก่อนมีพื้นที่

โรงงานใหม่ที่ใหญ่ขึ้นแปลว่าเจ้าของมองเห็นหน้างานได้น้อยลง ถ้ายังไม่มีหัวหน้างานที่ตัดสินใจแทนได้ ผลคือการควบคุมจะแย่ลงทันทีที่ย้ายเข้า

หลักที่ใช้วางโครงสร้างคือขอบเขตการควบคุมราว 5 ถึง 8 คนต่อหัวหน้าหนึ่งคนในงานที่ต้องตัดสินใจ และควรระวังว่าการเลือกคนขึ้นเป็นหัวหน้าไม่ใช่เรื่องง่ายอย่างที่คิด งานวิจัยของ Gallup จากฐานข้อมูลพนักงาน 27 ล้านคน พบว่ามีเพียงประมาณ 1 ใน 10 คนที่มีพรสวรรค์ด้านการบริหารคน และองค์กรเลือกคนผิดสำหรับตำแหน่งบริหารถึง 82% ของกรณี การทดลองมอบโครงการที่มีขอบเขตชัดก่อนแต่งตั้งจริงจึงคุ้มค่ากว่าการเลื่อนตำแหน่งตามอายุงาน

อีกเรื่องที่ต้องเตรียมคือหน้าที่ตามกฎหมาย พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มาตรา 108 กำหนดให้นายจ้างที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 10 คนขึ้นไป ต้องจัดให้มีข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานเป็นภาษาไทยและประกาศใช้ภายใน 15 วัน และมาตรา 112 กำหนดให้จัดทำทะเบียนลูกจ้างภายใน 15 วันนับแต่วันเข้าทำงาน การขยายโรงงานมักมาพร้อมการรับคนเพิ่มเป็นชุด จึงควรทำเอกสารชุดนี้ให้เรียบร้อยก่อน

เกณฑ์ว่าพร้อม มีผังองค์กรหนึ่งหน้าที่ระบุผู้รับผิดชอบทุกสายงาน มีตารางอำนาจอนุมัติเป็นวงเงิน มีข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานและทะเบียนลูกจ้างครบ และเจ้าของไม่อยู่หนึ่งสัปดาห์โดยงานประจำไม่สะดุด

ระบบที่ 3 Production ต้องรู้กำลังผลิตจริง ไม่ใช่กำลังผลิตตามสเปก

การขยายที่คำนวณจากกำลังผลิตตามสเปกเครื่องจักรมักได้พื้นที่และเครื่องจักรเกินความจำเป็น หรือน้อยเกินไปเมื่อรวมการสูญเสียจริง

ตัวชี้วัดมาตรฐานที่ใช้คือประสิทธิผลโดยรวมของเครื่องจักร (OEE) ซึ่งคำนวณจากความพร้อมเดินเครื่อง ความเร็วการผลิต และคุณภาพงานที่ได้ครั้งแรก เกณฑ์ระดับสากลที่ Seiichi Nakajima จาก Japan Institute of Plant Maintenance กำหนดไว้คือ 85% โดยมาจากความพร้อมเดินเครื่อง 90% ความเร็ว 95% และคุณภาพ 99% ขณะที่โรงงานส่วนใหญ่ในความเป็นจริงอยู่ที่ราว 60% ประโยชน์ของการวัดก่อนขยายคือรู้ว่ากำลังผลิตที่หายไปเกิดจากอะไร เพราะบางครั้งการแก้จุดสูญเสียได้กำลังผลิตเพิ่มมากพอโดยยังไม่ต้องขยายเลย

เกณฑ์ว่าพร้อม มีเอกสารขั้นตอนการผลิตของสินค้าหลักครบ มีข้อมูลกำลังผลิตจริงต่อวันย้อนหลังอย่างน้อย 3 เดือน และรู้ว่าคอขวดของสายการผลิตอยู่ที่ขั้นตอนใด

ระบบที่ 4 Inventory ต้องแม่นก่อนย้าย ไม่ใช่หลังย้าย

การย้ายของเข้าโรงงานใหม่โดยที่ตัวเลขสต็อกยังไม่ตรงกับของจริง คือการย้ายความไม่ตรงนั้นไปด้วยพร้อมกับเพิ่มความสับสนจากตำแหน่งใหม่ที่ยังไม่มีใครจำได้

สิ่งที่ต้องทำก่อนคือกำหนดรหัสสินค้าและตำแหน่งจัดเก็บให้ครบทุกรายการ ตั้งจุดสั่งซื้อขั้นต่ำและระดับสูงสุดของวัตถุดิบหลัก และสุ่มนับเทียบกับระบบเป็นรอบจนความแม่นยำนิ่ง จากนั้นจึงออกแบบผังจัดเก็บของที่ใหม่โดยวางสินค้าที่หมุนเร็วไว้ใกล้จุดจ่ายออก

เกณฑ์ว่าพร้อม ความแม่นยำของสต็อกจากการสุ่มนับอยู่ในระดับที่ยอมรับได้ต่อเนื่องอย่างน้อยสองรอบ ทุกรายการมีตำแหน่งจัดเก็บที่ระบุได้ และมีผังจัดเก็บของพื้นที่ใหม่ที่เขียนไว้ล่วงหน้าแล้ว

ระบบที่ 5 การบริหารงาน ต้องมีจังหวะการตัดสินใจที่คงที่

ระบบสุดท้ายคือสิ่งที่ทำให้อีกสี่ระบบทำงานต่อเนื่อง คือรอบการประชุมและการตัดสินใจที่ไม่เปลี่ยนไปตามความเร่งด่วนของแต่ละสัปดาห์

โครงสร้างที่ใช้ได้จริงคือประชุมตัวเลขปฏิบัติการรายสัปดาห์ที่ดูตัวชี้วัด 5 ถึง 7 ตัว ทบทวนแผนและงบรายไตรมาส และในช่วงโครงการขยายให้เพิ่มการประชุมติดตามโครงการโดยเฉพาะ พร้อมผู้รับผิดชอบโครงการที่ชัดเจนหนึ่งคน เพราะโครงการขยายที่ไม่มีเจ้าภาพจะแทรกอยู่ในงานประจำของทุกคนและช้าโดยไม่มีใครรับผิดชอบ

เกณฑ์ว่าพร้อม มีปฏิทินประชุมที่เกิดขึ้นจริงต่อเนื่องอย่างน้อยหนึ่งไตรมาส มีผู้รับผิดชอบโครงการขยายที่มีเวลาให้จริง และมีตัวชี้วัดของโครงการที่แยกจากตัวชี้วัดงานประจำ

ไทม์ไลน์ที่ต้องเผื่อไว้ในแผน

การขยายมักช้ากว่าที่วางไว้เพราะไม่ได้เผื่อเวลาราชการ พระราชบัญญัติควบคุมอาคาร มาตรา 25 กำหนดให้เจ้าพนักงานท้องถิ่นตรวจพิจารณาและออกใบอนุญาตหรือแจ้งคำสั่งไม่อนุญาตภายใน 45 วัน และขยายเวลาได้อีกไม่เกิน 2 ครั้ง ครั้งละไม่เกิน 45 วัน กรณีที่ต้องแก้ไขแบบ ให้ตรวจพิจารณาและออกใบอนุญาตภายใน 30 วันนับแต่ได้รับแบบที่แก้ไขแล้ว

นอกจากนี้ หากการขยายทำให้เครื่องจักรกำลังรวมตั้งแต่ 50 แรงม้า หรือมีคนงานตั้งแต่ 50 คนขึ้นไป กิจการจะเข้าข่ายเป็นโรงงานที่ต้องขอใบอนุญาตตามพระราชบัญญัติโรงงาน (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2562 ซึ่งเป็นขั้นตอนที่ต้องนับรวมในไทม์ไลน์ตั้งแต่ต้น ไม่ใช่ค่อยมาจัดการตอนติดตั้งเครื่อง

ลำดับความพร้อม อะไรต้องเสร็จก่อนอะไร

ก่อนเซ็นสัญญาหรือวางเงินจอง ต้องพร้อมสองระบบ คือระบบการเงินที่มีประมาณการกระแสเงินสด 24 เดือน และระบบ Production ที่รู้กำลังผลิตจริงและคอขวด เพราะสองระบบนี้เป็นตัวกำหนดว่าควรขยายเท่าไรและรับภาระได้แค่ไหน

ก่อนย้ายเข้า ต้องพร้อมอีกสองระบบ คือระบบคนที่มีหัวหน้างานและอำนาจอนุมัติชัดเจน และระบบ Inventory ที่สต็อกแม่นและมีผังจัดเก็บของที่ใหม่ ส่วนระบบการบริหารงานควรเริ่มก่อนอย่างน้อยหนึ่งไตรมาสและทำต่อเนื่องตลอดโครงการ

เมื่อพื้นที่คือข้อจำกัดที่ระบบแก้ไม่ได้

ระบบทั้งห้าข้อข้างต้นช่วยให้ใช้พื้นที่ที่มีได้เต็มประสิทธิภาพ แต่มีข้อจำกัดบางอย่างที่ระบบแก้ไม่ได้ เช่น ความสูงอาคารที่ไม่พอสำหรับชั้นวางหรือเครื่องจักร กำลังไฟที่ขอเพิ่มไม่ได้ ทางเข้าออกที่รถบรรทุกเข้าไม่ถึง หรือผังเมืองที่ไม่รองรับการขยายกิจการ

ในกรณีเหล่านี้ การขยายในที่เดิมจะได้ผลลดลงเรื่อย ๆ ทางเลือกที่ตอบโจทย์คือโรงงานขนาดเล็กหรือ Mini Factory ที่ออกแบบมาเพื่อการผลิตตั้งแต่ต้น อยู่บนที่ดินสีม่วงที่ผังเมืองรองรับ มีถนนกว้างรองรับรถบรรทุกและระบบไฟฟ้า 3 เฟส เช่น โครงการของ Biggerland ย่านลำลูกกา ปทุมธานี ที่อยู่ใกล้ทางขึ้นลงทางด่วน ซึ่งทำให้ระบบที่วางไว้ทั้งห้าข้อทำงานได้เต็มที่

บทสรุป

ก่อนขยายโรงงาน ระบบที่ต้องพร้อมมีห้าด้าน คือการเงินที่ตอบได้ว่าอะไรทำกำไรจริง คนที่มีชั้นบริหารและเอกสารแรงงานครบ Production ที่รู้กำลังผลิตจริงและคอขวด Inventory ที่สต็อกแม่นก่อนย้าย และการบริหารงานที่มีจังหวะการตัดสินใจคงที่

ให้ใช้เกณฑ์ท้ายแต่ละหัวข้อเป็นแบบตรวจความพร้อม โดยการเงินกับ Production ต้องผ่านก่อนเซ็นสัญญา ส่วนคนกับ Inventory ต้องผ่านก่อนย้ายเข้า และอย่าลืมเผื่อเวลาสำหรับใบอนุญาตก่อสร้างที่อาจใช้เวลาถึงสามรอบตามที่กฎหมายกำหนด

FAQ คำถามที่พบบ่อย

Q1: ถ้ารอให้ระบบพร้อมครบทุกข้อ จะไม่ได้ขยายสักที ควรทำอย่างไร

ไม่ต้องรอให้ครบห้าข้อพร้อมกัน แต่ต้องผ่านสองข้อแรกก่อนผูกพันทางการเงิน คือระบบการเงินและ Production ส่วนที่เหลือทำคู่ขนานไปกับการเตรียมพื้นที่ได้ สิ่งที่ไม่ควรทำคือเซ็นสัญญาโดยยังไม่รู้ต้นทุนต่อหน่วยและกระแสเงินสด เพราะเป็นการตัดสินใจที่ย้อนกลับได้ยากที่สุด

Q2: ควรใช้เวลาเตรียมระบบนานแค่ไหนก่อนขยาย

สำหรับ SME ทั่วไป การทำระบบการเงินและ Production ให้ถึงเกณฑ์ใช้เวลาประมาณ 3 ถึง 6 เดือน ส่วนระบบคนและ Inventory ใช้เวลาใกล้เคียงกันและทำคู่ขนานได้ สิ่งที่ทำให้ช้าที่สุดมักไม่ใช่ความยากทางเทคนิค แต่เป็นการไม่มีผู้รับผิดชอบที่มีเวลาให้จริง

Q3: จำเป็นต้องมีระบบซอฟต์แวร์ก่อนขยายไหม

ไม่จำเป็น สิ่งที่จำเป็นคือกระบวนการที่นิ่งและข้อมูลที่บันทึกสม่ำเสมอ ซึ่งทำด้วยแบบฟอร์มมาตรฐานและตารางคำนวณก็ได้ในระยะแรก การลงระบบซอฟต์แวร์ในช่วงเดียวกับการย้ายโรงงานเป็นการเปลี่ยนสองอย่างพร้อมกัน ซึ่งทำให้แยกไม่ออกว่าปัญหาที่เกิดมาจากอะไร